Dashboard-Daten verbessern die Entscheidungsfindung in der pharmazeutischen Lieferkette in Namibias öffentlichen Gesundheitseinrichtungen

Yousef Makar ist seit fünf Jahren Chefapotheker am Windhoek Central Hospital, Namibias nationalem Überweisungskrankenhaus für spezialisierte Gesundheitsdienste. Vor Juli 2016 standen Yousef und andere Apothekenmanager in staatlichen Gesundheitseinrichtungen vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung des Arzneimittelbestands mit häufigen Fehlbeständen wichtiger Arzneimittel, da Verbrauchsinformationen aus veralteten papierbasierten Bestandsverwaltungssystemen extrahiert werden mussten. Es erforderte einen enormen Aufwand, die für die pharmazeutische Entscheidungsfindung notwendigen Daten zu sammeln und die Mengen an pharmazeutischen Produkten genau abzuschätzen, die sie benötigen, um eine zuverlässige Versorgung der Patienten zu gewährleisten.

Die Einführung eines webbasierten Pharma-Management-Informationssystems (PMIS), das als Pharmaceutical Information Dashboard oder häufiger als Dashboard bekannt ist, hat die Entscheidungsfindung im pharmazeutischen Warenmanagement verändert. Über das Dashboard kann Yousef schnell die Lagerbestände und die Verfügbarkeit über das hinaus sehen, was von den Central Medical Stores (CMS) geliefert wird. Er kann auch auf die Daten anderer Einrichtungen zugreifen, was bei der Umverteilung von Artikeln hilft, die in seiner Einrichtung nicht vorrätig sind. Elektronische Bestandsverwaltungssysteme laden regelmäßig Bestandsverbrauchsdaten in das Dashboard hoch, sodass Apothekenmanager die Informationen verwenden können, um ihren Bestandsbedarf abzuschätzen und so die in der Vergangenheit aufgetretenen Fehlbestände von Arzneimitteln zu reduzieren. Dies war die Auswirkung des Dashboards, das 2016 in öffentlichen Gesundheitseinrichtungen in Namibia implementiert wurde.

Das von USAID finanzierte Programm Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and Services (SIAPS) arbeitete mit dem Ministerium für Gesundheit und soziale Dienste (MoHSS) zusammen, um das Dashboard zu implementieren, um die Sichtbarkeit zu verbessern und es dem MoHSS zu ermöglichen, den Bestand und die Verfügbarkeit von antiretroviralen (ARV) zu überwachen. und andere lebenswichtige Medikamente, Impfstoffe und klinisches Zubehör auf zentraler, regionaler und Gesundheitseinrichtungsebene im ganzen Land.

Vor dem Dashboard war alles manuell, einschließlich der physischen Zählung von pharmazeutischen Artikeln, der antiretroviralen Therapie (ART) und der monatlichen Berichte über Tuberkulose sowie der Überprüfung von Auftragsbüchern in Papierform.

„Das war ein schwieriger Prozess. Die Einsteckkarten gingen manchmal verloren. Manuelle Berechnungen für den minimalen, maximalen und monatlichen Verbrauch waren zeitaufwändig, und das Extrahieren von Daten und das Einfügen von Tabellenkalkulationen zur Verarbeitung war zeitaufwändig“, sagte Yousef.

Die mit den manuellen Prozessen verbundenen Herausforderungen waren zahlreich: Das Apothekenpersonal brauchte Zeit, um die Daten zu sammeln, die Gültigkeit der Daten war manchmal fraglich, und das Ablegen und Abrufen von Daten war problematisch. Am wichtigsten war, dass das Warnsystem für die Lagerverfügbarkeit schlecht war, es sei denn, jemand führte eine physische Überprüfung durch. Gesundheitsmanager, die für die Entscheidungsfindung in Gesundheitseinrichtungen verantwortlich sind, konnten die Daten anderer Einrichtungen für eine bessere Bestandsverwaltung und Umverteilung weder einsehen noch darauf zugreifen.

Laut Tafadzwa Marimo, einem Apotheker des Keetmanshoop District Hospital, war dies „zeitaufwändig … Entscheidungen konnten nicht rechtzeitig getroffen werden, und es war auch arbeitsintensiv.“ Tafadzwa begann Ende 2016 mit der Nutzung des Dashboards.

Das Dashboard hat drei Hauptfunktionen. Das ART-Dashboard bietet eine Zusammenfassung der Anzahl der Personen, die Zugang zu einer HIV-Behandlung erhalten, und ein Frühwarnsystem für potenzielle Fehlbestände von ARVs, wichtigen Bedarfsartikeln und klinischem Zubehör. Das Dashboard bietet Managern einen Überblick über den Bestandsstatus aller wesentlichen Gesundheitsprodukte auf zentraler, regionaler und Einrichtungsebene sowie über Trends bei nationalen Indikatoren für das Management wesentlicher pharmazeutischer Informationen.

Apothekenmanager haben Zugriff auf eine Reihe von Berichten zu vielen Aspekten, darunter das Logistik-Management-Informationssystem, Nullbestand, ART, Haupt- und Sonderbestellungen, Produkte mit Verfallrisiko und Lagerbestände bei CMS, regionalen Sanitätshäusern und anderen Einrichtungen. Diese Berichte können Managern dabei helfen, das Wachstum der Medikamentennachfrage, den zukünftigen Personalbedarf, die erhöhte Arbeitsbelastung und Veränderungen in der Morbidität einzuschätzen, und können ihnen auch dabei helfen, sich für zusätzliche Ressourcen einzusetzen.

Die Hauptprobleme, die Yousef und andere Manager angehen müssen, sind die Überprüfung auf Fehlbestände, die Bestellung verfügbarer Artikel aus den medizinischen Läden und die Überprüfung der Verfügbarkeit zum Zweck der Umverteilung von Beständen zwischen Gesundheitseinrichtungen. Die Entscheidungsfindung in Notfallsituationen mit fehlenden Lagerbeständen kann durch den Mangel an Informationen über den Lagerstatus verzögert werden. In den Jahren 2015 und 2016 führte beispielsweise die mangelnde Transparenz des Lagerbestands zu kritischen Lagerlücken bei ARV-Medikamenten.

Das Dashboard hat auch die Fähigkeit der National Medicines Policy Coordination (NMPC), einer Unterabteilung der Pharmaceutical Services Division des MoHSS, bei der Verwaltung der Logistiksysteme für pharmazeutische Produkte enorm verbessert. Der ART Logistics Pharmacist bei NMPC, Wuletaw Churfo, hat stark von der Implementierung des Dashboards profitiert, da er die Daten nicht mehr manuell aggregieren und Berichte aus papierbasierten Systemen erstellen muss. Er räumt jedoch ein, dass, obwohl das Dashboard die Arbeit von Gesundheitsmanagern und Logistikapothekern erleichtert hat, die kontinuierliche Schulung der Endbenutzer sicherstellen wird, dass das Apothekenpersonal alle erforderlichen Berichte auf das Dashboard hochlädt. Wuletaw sammelt und fasst Berichte von etwa 70 Gesundheitseinrichtungen im ganzen Land zusammen, um vierteljährliche ART PMIS-Feedbackberichte zu erstellen.

Sobald die Internetverbindungs- und Schulungsprobleme gelöst sind, wird die Visualisierung kritischer Informationen auf nationaler, regionaler und Gesundheitseinrichtungsebene über das Dashboard noch größere Auswirkungen haben, sagt Wuletaw.