Klügere Ausgaben, bessere Versorgung: Die eCatalog-Revolution in der Ukraine

In den letzten zehn Jahren hat die Ukraine beeindruckende Fortschritte bei der Verbesserung der Transparenz und Effizienz öffentlicher Ausgaben erzielt – insbesondere im Gesundheitssektor. Ein Eckpfeiler dieser Reform ist die Minimierung von Korruptionsrisiken im Beschaffungswesen und die Gewährleistung eines schnelleren und gerechteren Zugangs zu wichtigen Medikamenten. Eines der wirksamsten Instrumente dieser Transformation ist der Prozorro Market (eCatalog), eine digitale Beschaffungsplattform, die den Einkauf von Medikamenten und Medizinprodukten durch Krankenhäuser revolutioniert hat.

Als führender Implementierer der von der USAID finanzierten Aktivität „Safe, Affordable, and Effective Medicines“ (SAFEMed) hat Management Sciences for Health (MSH) die Bemühungen der Ukraine unterstützt, den eCatalog zu entwickeln, zu erweitern und zu institutionalisieren, um die Beschaffung für Gesundheitseinrichtungen im ganzen Land schneller, einfacher und transparenter zu gestalten.

Der Prozorro-Markt wurde ursprünglich entwickelt, um routinemäßige Regierungseinkäufe zu vereinfachen. 2019 übernahm die Medizinische Beschaffung der Ukraine (MPU) als Pilotprojekt mit technischer und strategischer Unterstützung von SAFEMed die Verwaltung des elektronischen Katalogs für gesundheitsbezogene Artikel. Die Aktivität trug dazu bei, den Grundstein zu legen und unterstützte die MPU in allen Bereichen – von der Katalogentwicklung über Benutzerschulungen und digitale Verbesserungen bis hin zur Stakeholder-Ansprache.

Mit Unterstützung von SAFEMed integrierte MPU ein digitales eCatalog-Verwaltungstool in MedData, die zentrale Plattform der Ukraine für die Verwaltung von Informationen zur Gesundheitsbeschaffung und Lieferkette. Diese Integration automatisierte das Kategorie- und Produktmanagement und beschleunigte die Aufnahme neuer Artikel von 100 auf 3,000 pro Woche.

Politische Veränderungen vorantreiben

Die politische Dynamik folgte dem technischen Fortschritt. Mit der Unterstützung von SAFEMed setzte sich MPU erfolgreich für wichtige regulatorische Änderungen ein:

• Im März 2023 erließ das ukrainische Ministerkabinett die Resolution Nr. 686, in der die obligatorische Verwendung des eKatalogs für öffentliche Beschaffungen empfohlen wird.
• Im Januar 2024 wurde mit der Resolution Nr. 34 eine Liste der Waren formalisiert, die zwingend über den eCatalog erworben werden müssen.

SAFEMed unterstützte MPU während des gesamten Prozesses durch die Bereitstellung rechtlicher und politischer Beratungsdienste, um den regulatorischen Rahmen zu stärken und die Nutzung der Plattform zu institutionalisieren.

Schnellere, einfachere Beschaffung

Die Auswirkungen der Plattform waren erheblich:

• Die Umsätze über eCatalog stiegen im Jahr 16 auf über 388 Milliarden UAH (~2024 Millionen USD), gegenüber 2.8 Milliarden UAH (~68 Millionen USD) im Vorjahr.
• Über 2,700 Gesundheitseinrichtungen nutzten die Plattform und schlossen rund 50,000 Verträge ab.
• Durchschnittliche Einsparungen von 15 % pro Einkauf führten zwischen 3 und 73 zu einer Einsparung von mehr als 2021 Milliarden UAH (~2024 Millionen USD) – Gelder, die nun in die Patientenversorgung umgeleitet werden.  

„Der eCatalog ist ein konkreter Schritt hin zu einer schnelleren und transparenteren Beschaffung auf regionaler Ebene“, sagte Oksana Koval, Leiterin der eCatalog-Verwaltungseinheit der MPU. „Es geht nicht nur darum, Kosten zu sparen, sondern auch darum, dass Patienten Medikamente rechtzeitig erhalten. Wir erleben, wie dieses Tool Krankenhäusern effizientere Abläufe ermöglicht und Patienten eine zeitnahe Versorgung ermöglicht.“

Der eCatalog verkürzt die Beschaffungszeit drastisch. Während herkömmliche offene Ausschreibungen durchschnittlich 16 Tage dauerten, sind eCatalog-Käufe in der Regel in nur 8 Tagen abgeschlossen – manchmal sogar innerhalb von zwei Tagen.

Ende 2024 führten SAFEMed und MPU regionale Schulungen in 13 Regionen durch, um das Personal von Gesundheitseinrichtungen bei der Verbesserung ihrer Beschaffungskompetenzen zu unterstützen. Diese Schulungen boten auch Raum für Peer-Learning und den Erfahrungsaustausch zur Nutzung des eKatalogs zur Verbesserung des Patientenzugangs.

Lokale Auswirkungen: Chmelnyzkyj und Winnyzja

Im regionalen Herz-Kreislauf-Zentrum Khmelnytskyi erklärte Beschaffungsspezialistin Svitlana Khlyniuk, dass ihr Team dank des eCatalogs schnell auf Marktveränderungen reagieren könne. „Früher dauerten offene Ausschreibungen mindestens zwei Wochen. Jetzt können wir schnell reagieren und die benötigten Medikamente beschaffen“, sagte sie. Die leitende Krankenschwester des Zentrums, Olena Shchypanovska, berichtete, wie die Einsparungen – zwischen 10 und 20 % – in die Patientenversorgung reinvestiert werden. „Wir verwenden diese Mittel, um zusätzliche Schmerzmittel und Ausrüstung für die Behandlungsräume zu kaufen“, sagte sie. „Es geht nicht nur um Zahlen – es geht um Komfort und eine bessere Versorgung der Menschen.“

In Winnyzja nutzen regionale Gesundheitsverantwortliche gebündelte Mittel für teure Anschaffungen, beispielsweise für CT-Scanner, und verwenden gleichzeitig Einsparungen, um den Zugang zu fortschrittlichen Therapien wie der zielgerichteten Chemotherapie zu erweitern. Im regionalen Onkologiezentrum Podil wurden mehr als 300 der 700 geplanten Beschaffungen im Jahr 2024 über den eCatalog abgewickelt.

„Wir haben in einigen Fällen bis zu 200 % und im Durchschnitt rund 20 % gespart“, sagte Volodymyr Kovalchuk, Leiter der öffentlichen Beschaffung des Zentrums. „Diese Einsparungen ermöglichten es uns, in moderne Ausrüstung zu investieren, ein Schmerztherapiezentrum zu eröffnen, alte Einrichtungen zu renovieren und mit dem Bau einer neuen CT-Einheit zu beginnen.“

Für Patientinnen wie Olena Zashchepina sind die Vorteile einer intelligenteren Beschaffung lebensverändernd. 2022 wurde bei Olena Brustkrebs diagnostiziert. Dank der verbesserten Beschaffungsmöglichkeiten ihres Krankenhauses und staatlich finanzierter Pflegeprogramme erhielt sie Operation, Chemotherapie, diagnostische Tests und psychologische Betreuung – alles kostenlos. „Ich musste für nichts bezahlen – weder für die Chemo, die Scans noch für die Betreuung. So konnte ich mich auf meine Genesung konzentrieren, anstatt mir Sorgen um Geld zu machen“, erzählte Olena.