Comment la transformation numérique de l'Ukraine renforce sa chaîne d'approvisionnement en soins de santé et protège l'accès des patients aux soins

L'investissement à long terme de l'Ukraine dans la numérisation de son système de santé est devenu l'un des outils les plus efficaces du pays pour protéger les patients, notamment en période de guerre à grande échelle. Au cours des sept dernières années, les systèmes numériques, initialement conçus pour moderniser les opérations courantes, sont devenus des composantes essentielles d'une chaîne d'approvisionnement nationale résiliente.

Avant la numérisation de la chaîne d'approvisionnement, les hôpitaux utilisaient des tableurs manuels, des flux de travail fragmentés et de multiples étapes de validation des données. Ces processus étaient chronophages, alourdissaient la charge de travail du personnel et engendraient des incohérences dans les données, pouvant entraîner des ruptures de stock ou des retards d'approvisionnement – ​​des risques qui affectaient directement l'accès des patients aux médicaments vitaux.

En 2018, peu après la création de l'entreprise d'État ukrainienne d'approvisionnement médical (MPU), l'organisation a entrepris de transformer en profondeur cette situation en créant un écosystème numérique pour l'approvisionnement du pays en médicaments. Ce système visait à combler les lacunes en matière de collecte, de transfert et d'analyse des données, et à permettre la mise en œuvre systématique et transparente de nouveaux processus. Avec le soutien technique du programme SAFEMed (Médicaments sûrs, abordables et efficaces pour les Ukrainiens),Activité SAFEMed), MPU lancé MedData— un outil numérique flexible conçu pour améliorer la précision, réduire la charge de travail liée aux rapports et permettre le développement rapide de futurs modules conformément aux priorités nationales.

Grâce à l'architecture de MedData, il est devenu possible de numériser systématiquement les processus clés : Le système comprenait la collecte des besoins auprès des établissements de santé, les processus d'approvisionnement et, ultérieurement, le suivi des stocks au niveau des établissements. Face aux nouveaux chocs auxquels le pays a été confronté, le système a démontré son adaptabilité. Pendant la pandémie de COVID-19, un module de suivi des approvisionnements hospitaliers a été rapidement mis en place. Suite à l'invasion à grande échelle de la Russie, un nouveau module a été déployé pour suivre l'aide médicale humanitaire et garantir la transparence de la distribution des dons.

S'appuyer sur les fondations : le développement d'eStock

Conscient du besoin d'un système national complet intégrant l'ensemble des fonctions de la chaîne d'approvisionnement, le ministère de la Santé ukrainien a commencé à concevoir un système de gestion des stocks électroniques (eStock) dès 2020. Fin 2021, il a chargé l'unité de gestion des stocks (MPU) de concevoir et de développer ce système, en s'appuyant sur les fonctionnalités de MedData et en les étendant. Si MedData assure rapidité et flexibilité opérationnelle, eStock est conçu comme la plateforme structurelle garantissant une gestion globale et une stabilité stratégique – véritable colonne vertébrale de l'infrastructure nationale soutenant la gestion stratégique de la chaîne d'approvisionnement, de la collecte des demandes et la planification des achats à la logistique, la distribution et la comptabilité. Ensemble, ces deux éléments forment un écosystème numérique moderne pour les fournitures médicales, améliorant la précision, renforçant la transparence et la capacité du gouvernement à planifier et à réagir en temps réel, garantissant ainsi aux patients un accès continu aux médicaments nécessaires.

« Nous mettons en place un écosystème numérique où chaque processus, de la collecte des demandes à la livraison des médicaments aux établissements de santé, repose sur des données de haute qualité et une transparence totale. Cela garantit aux patients un accès continu à des soins gratuits et de qualité lorsqu'ils en ont besoin. »

Oleg Klots, directeur général de MPU

Le premier module eStock Recouvrement des créances, Le système a déjà été déployé avec succès à grande échelle. Aujourd'hui, plus de 1 600 établissements de santé à travers le pays signalent leurs besoins en médicaments et dispositifs médicaux via ce système, parfaitement intégré à MedData. Les établissements peuvent ainsi générer leurs besoins à partir d'historiques de consommation précis, ce qui réduit leur charge de travail et améliore les prévisions.

« Lorsque toutes les informations relatives aux besoins et aux stocks sont centralisées dans un seul système, il devient beaucoup plus facile d’avoir une vision claire de la situation par établissement et par région. Nous pouvons réagir rapidement aux changements, redistribuer les stocks entre les hôpitaux en cas de besoin et éviter les pénuries. MedData nous aide à prendre des décisions éclairées, basées sur des données précises, afin de garantir un approvisionnement constant en médicaments, produits et équipements essentiels », explique Yurii Lehkodukh, chef du département de la santé de l’administration régionale de Volyn.

Trois modules eStock supplémentaires —Approvisionnement, logistique et comptabilitéCes systèmes ont été entièrement développés et sont en cours de préparation en vue de leur déploiement progressif dans les établissements de santé. Une fois mis en œuvre, eStock fonctionnera comme un écosystème numérique complet, garantissant une chaîne transparente depuis la planification et l'approvisionnement jusqu'à la livraison des médicaments et des vaccins aux établissements, ainsi qu'une comptabilité intégrée dans MedData. Le ministère de la Santé, le Service national de santé d'Ukraine et leurs partenaires disposeront d'outils performants d'analyse, de suivi et d'aide à la décision.

Renforcer les capacités d'adoption numérique

Un système numérique performant repose sur des utilisateurs compétents. En novembre 2025, MPU, avec le soutien de SAFEMed, a organisé une formation nationale en ligne sur l'utilisation de MedData pour la collecte des demandes et la gestion des stocks. Plus de 360 ​​représentants d'établissements ont participé à des démonstrations en direct, illustrées d'exemples concrets, de séances de questions-réponses pratiques et d'une présentation guidée des fonctionnalités du système. Les participants ont posé des questions et les représentants de MPU leur ont prodigué des conseils pratiques. Ces formations, associées à un soutien continu aux utilisateurs et à des outils d'aide à l'emploi, accélèrent l'adoption du système et améliorent la qualité des données dans l'ensemble du réseau d'établissements.

Ce que cela signifie pour les patients

Pour les défenseurs des droits des patients, le passage aux systèmes numériques représente un changement plus large dans le fonctionnement du système de santé, un changement qui privilégie la transparence, la fiabilité et l'accès rapide aux médicaments.

Inna Ivanenko, directrice du fonds caritatif « Patients d’Ukraine », constate que la demande pour de tels outils ne cesse de croître : « Nous observons déjà comment la technologie simplifie la vie des médecins comme des patients. MedData, par exemple, a permis aux médecins de recueillir les besoins plus rapidement et avec plus de précision, sans avoir à jongler avec des dizaines de feuilles de calcul et sans risquer les erreurs manuelles. Pour les patients, cela signifie que l’État peut réagir vite et qu’ils se sentent davantage protégés », explique-t-elle.

À mesure que MedData et eStock continuent de se développer, ces systèmes ont le potentiel d'offrir aux patients de tout le pays une visibilité en temps réel sur la disponibilité des médicaments, une étape cruciale pour instaurer la responsabilité et la confiance.

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