Permettre une meilleure gestion des finances hospitalières : le succès des caisses enregistreuses électroniques

L'amélioration de la gestion et du montant des recettes internes des hôpitaux est une priorité pour le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) en Haïti. Cependant, il y a des retards importants dans l'allocation des fonds publics aux hôpitaux. Les fonds ne sont souvent disponibles que pendant le dernier mois de l'exercice, ce qui oblige les hôpitaux à compter sur leurs propres revenus lorsqu'ils sont confrontés à des urgences. Ce contexte crée un certain nombre de problèmes, y compris les hôpitaux qui manquent d'équipements nécessaires pour la comptabilité et d'autres travaux administratifs. Cette situation est devenue critique avec la pandémie de COVID-19, car l'achat d'équipements de protection individuelle et de réservoirs d'oxygène n'a été possible qu'avec les revenus des hôpitaux.

Le manque de revenus internes dans les établissements de santé est devenu une préoccupation croissante alors que le MSPP cherche à faire passer près de 5,000 XNUMX agents de santé liés au VIH d'un personnel payé par les donateurs à un personnel payé par le gouvernement. Trouver les fonds nécessaires pour absorber ce personnel dans le budget du gouvernement haïtien est une entreprise de grande envergure qui nécessite des stratégies innovantes et rentables. La mise en œuvre de caisses enregistreuses électroniques s'est avérée être une solution potentielle, car ces machines ont permis aux hôpitaux d'augmenter le financement interne à un moment où ils en ont le plus besoin et d'ouvrir la voie à des systèmes de gestion financière plus solides.

Les registres électroniques permettent de faciliter la comptabilité (collecte et gestion des recettes), d'améliorer l'utilisation des ressources (gestion des stocks et suivi des services de soins) dans les hôpitaux et de permettre aux établissements de santé de fournir des soins de qualité aux patients. Le Health Leadership Project (HLP) financé par l'USAID a aidé le MSPP à poursuivre l'installation des registres électroniques et à surveiller le fonctionnement des registres existants dans 9 des 10 hôpitaux départementaux et le Hôpital de l'Université d'État d'Haïti (HEUH). HLP a maintenant aidé à faciliter l'installation de 36 registres et systèmes de panneaux solaires dans 14 installations, dont 12 sont financées par le PEPFAR.

Les premiers registres, financés par l'USAID depuis 2018, ont été installés avant la mise en place du HLP et jouissent déjà d'une bonne réputation dans le pays. Le Dr Marie Gréta Roy Clément, Ministre de la Santé Publique et de la Population, indiquait dans une allocution au personnel du Ministère en 2019 : « La gouvernance et la gestion du secteur se sont améliorées. Les revenus internes de nos hôpitaux ont considérablement augmenté avec l'introduction des registres électroniques. 

Mise à l'échelle HLP d'une intervention éprouvée pour augmenter les revenus des hôpitaux

HLP a fourni un soutien technique et financier aux établissements de santé pour se préparer à l'intensification de l'installation et de l'utilisation de caisses enregistreuses.

Les Direction de l'Administration et du Budget (DAB) du MSPP a effectué une mission sur place du 15 mars au 17 avril 2020, avec le soutien du HLP, pour évaluer le fonctionnement des registres électroniques existants et identifier les besoins d'installation de nouveaux registres.

Cette évaluation a été réalisée pendant la pandémie de COVID-19 en raison de son importance pour le système de santé. L'équipe s'est appuyée sur le plan de riposte élaboré par le MSPP et pratiqué la distanciation sociale pour protéger la santé des personnes participant à l'activité. Le conseiller HLP pour le financement de la santé a utilisé des outils de travail à distance tels que des logiciels de vidéoconférence et des applications de messagerie instantanée pour fournir un soutien aux équipes pour réviser les termes de référence et les outils de collecte de données.

Suite à ces travaux et malgré les mesures restrictives dues au COVID-19, la DAB a pu effectuer un certain nombre de visites dans les hôpitaux des départements de santé de l'ouest ainsi que les Hôpital Immaculée Conception de Port de Paix (Nord-Ouest), le Hôpital de la Providence des Gonaïves (Artibonite), le Hôpital Universitaire Justinien (HUJ) du Cap-Haïtien (Nord), le Hôpital de Fort Liberté, Hôpital Communautaire de Référence de Ouanaminthe (Nord-Est), et le Hôpital Sainte-Thérèse de Hinche (Centre). 

L'équipe a fourni une assistance directe pour vérifier, mettre à jour et réparer les logiciels des systèmes de registres électroniques dans les hôpitaux où les machines avaient déjà été installées.

Impact des caisses enregistreuses

Les registres électroniques ont réussi à augmenter les revenus des hôpitaux, passant d'une augmentation de 9 % à HUEH à une augmentation de 66 % à HUJ et à une augmentation de 24 % à HST. Parmi les hôpitaux visités, l'augmentation moyenne était de 48 %.

Remarque : Les caisses enregistreuses de ces hôpitaux ont été installées avant le HLP.

Pour les hôpitaux qui ne reçoivent pas leur budget à temps, les revenus des registres leur permettent de faire face aux urgences. Avec la pandémie de COVID-19, l'argent généré par cette initiative a permis aux hôpitaux de se mobiliser rapidement et d'acheter des équipements de protection individuelle (gants, masques et désinfectant pour les mains).

Le COVID-19 a mis en évidence le besoin préexistant de renforcer la capacité financière des établissements de santé, en particulier ceux situés en dehors de la capitale Port-au-Prince, afin d'améliorer le système de taxation des contribuables locaux et de réduire la dépendance financière vis-à-vis des paiements directs.

L'installation de registres électroniques est un pas important dans cette direction. Comme l'a indiqué Georges Koné, conseiller technique pour HLP, "Les registres électroniques contribuent non seulement à une gestion financière saine des hôpitaux mais ils contribuent également à augmenter les capacités des hôpitaux à fournir des soins de qualité durable aux patients." Grâce à cette initiative conjointe entre le MSPP et HLP, de nombreuses formations sanitaires en Haïti peuvent désormais bénéficier de l'utilisation de ces registres et améliorer leur pérennité financière. Le MSPP prévoit d'utiliser la recherche et le soutien technique qu'il a reçus pour installer au moins 10 autres registres électroniques à l'avenir.